Jak zorganizować spotkanie z mieszkańcami i władzami lokalnymi?

Zajmujesz się sprawami lokalnymi? Reprezentujesz interesy swojej społeczności? W rozwiązaniu problemu mogą pomóc władze samorządowe? Zorganizuj spotkanie, na którym mieszkańcy będą mogli opowiedzieć o swoich potrzebach radnym czy wójtowi/burmistrzowi/prezydentowi.

1. Przygotowanie merytoryczne

zanim zaprosisz kogokolwiek na spotkanie, przygotuj, w wersji drukowanej, odpowiedzi na następujące pytania:

• jaki jest cel spotkania;
• kto jest organizatorem (wymień również partnerów i patronów medialnych, jeśli takich masz);
• dlaczego jest potrzeba zaangażowania mieszkańców w daną sprawę;
• dlaczego jest potrzeba zaangażowania przedstawicieli samorządu w daną
  sprawę;
• czego dokładnie oczekujesz od przedstawicieli władz;
• jaką rolę w spotkaniu będą mieli organizatorzy, mieszkańcy, samorządowcy;
• jaki jest najdogodniejszy termin i miejsce spotkania.

2. Kontakt z przedstawicielami władzy samorządowej

przedstawicieli władz lokalnych najłatwiej do udziału przekonasz osobiście. Umów się na spotkanie, zabierz na nie przygotowane wcześniej materiały. Przedstaw plan i cel spotkania w taki sposób, by zachęcić do wzięcia w nim udziału. Przekonaj, że nie chodzi o żądania, tylko o współpracę w celu wypracowania najkorzystniejszych rozwiązań. Pokaż korzyści, które dla wójta/ burmistrza/prezydenta wynikną ze spotkania (poparcie lokalnej społeczności niewątpliwie przyda się podczas kolejnych wyborów).

3. Termin

zadbaj o to, by godzina odpowiadała mieszkańcom (po godzinach pracy, ale nie za późno), a ponadto sprawdź, czy nie odbywają się w tym terminie konkurencyjne wydarzenia. Weź też pod uwagę sugestie przedstawiciela władzy, z którym chcecie się spotkać – zapytaj o termin, który będzie dopasowany do jego kalendarza, zwykle bardzo napiętego.

4. Miejsce

sala, w której odbędzie się spotkanie, musi być dostosowana do liczby osób, które wezmą w nim udział, dlatego spróbuj ją oszacować. Dobrze, żeby było to miejsce znane mieszkańcom, dogodnie położone. Pomyśl o domu kultury, świetlicy, szkole, urzędzie. Spotkanie może się odbyć w plenerze, szczególnie jeśli będzie dotyczyć przestrzeni publicznej, parku czy zabytku, ale jest to ryzykowne – nie jesteś w stanie przewidzieć, jaka danego dnia będzie pogoda. Jeśli planujesz prezentację multimedialną (warto to zrobić, żeby dobrze zobrazować problem, który chcesz przedstawić), upewnij się, że sala jest wyposażona w odpowiedni sprzęt.

5. Informacja o spotkaniu

powinna pojawić się już na etapie przygotowań. Wymyśl chwytliwy tytuł, który wzbudzi zainteresowanie. Podaj wszystkie najważniejsze informacje: kto (zaprasza, weźmie udział), gdzie (dokładny adres), kiedy (data i godzina), jaki jest plan i cel spotkania, jakie przyniesie korzyści. Zapraszaj, nie informuj. Rozpowszechniaj informację o spotkaniu wszystkimi możliwymi kanałami: wyślij zaproszenia imienne, rozdawaj ulotki na ulicach, w sklepach, środkach komunikacji publicznej, rozklejaj plakaty (tylko w miejscach do tego przeznaczonych), wykorzystaj lokalne media (tradycyjne i internetowe), fora internetowe i portale społecznościowe, przekazuj informację ustnie, prosząc jednocześnie o dalsze jej rozpowszechnianie, poproś zaprzyjaźnione organizacje o umieszczenie zaproszenia na ich stronach internetowych. Nie zapomnij o współpracy z lokalną parafią – to bardzo dobry sposób dotarcia z informacją do szerokiego grona odbiorców.

6. Spotkanie

służy zaprezentowaniu problemu, zebraniu opinii uczestników na temat przedstawionych materiałów lub informacji, udzie- leniu dodatkowych wyjaśnień lub odpowiedzi na pytania oraz pokazaniu możliwości wpływu na rozwiązanie lokalnych problemów. Nie powinno trwać dłużej niż 2 godziny. Podstawowe elementy spotkania:

• prezentacja problemu;
• sesja pytań i odpowiedzi;
• dyskusja, w której mogą wziąć udział wszyscy zgromadzeni; 
• przedstawienie możliwych rozwiązań;
• podsumowanie spotkania – podjęte decyzje.

Spotkanie powinno mieć moderatora, który będzie czuwał nad jego po- rządkiem, udzielał głosu, pilnował czasu, dokona podsumowania. Moderator nie powinien wygłaszać własnych opinii, zgłaszać pomysłów ani oceniać uczestników czy ich poglądów.

Spotkanie warto nagrywać (za zgodą uczestników) lub przynajmniej protokołować.