Jak zorganizować konferencję prasową?

Jeśli chcesz, by o Twoich działaniach dowiedziała się szeroka grupa odbiorców, jednym z bardzo istotnych narzędzi jest spotkanie dla dziennikarzy, czyli konferencja prasowa. Organizowanie jej ma sens wtedy, gdy masz do przekazania informacje istotne i aktualne. Ponieważ to bezpośrednia forma kontaktu z mediami, mająca wywołać zainteresowanie opinii publicznej i decydentów, musisz ją bardzo dobrze przygotować. Źle przygotowana konferencja może Ci tylko zaszkodzić.

1. Cel i budżet

Zwołuj konferencje prasowe tylko z ważnego powodu (czy rzeczywiście masz wiadomość z ostatniej chwili?), przekazuj wyłącznie informacje prawdziwe i obiektywne. Oczywiście możesz nadać im nieco emocji, kiedy chcesz wywołać współczucie lub oburzenie jakąś sprawą, ale nigdy z tym nie przesadź!

Zaplanuj budżet – w zależności od możliwości Twojej organizacji, liczby zaproszonych dziennikarzy, planowanych dodatkowych usług (catering, tłumaczenie), ilości i jakości materiałów, które chcesz przekazać przedstawicielom mediów. Dobrze przemyśl, na co naprawdę wystarczy Ci środków.

2. Termin

Istnieje powszechne przekonanie, że najlepsze terminy na zorganizowanie konferencji prasowej to od wtorku do czwartku w godz. 10:00-12:00 i 15:00-17:00 oraz piątki w godz. 10:00-13:00. Pamiętaj, że dziennikarze muszą mieć czas na opracowanie materiałów po zakończeniu konferencji. Sprawdź, czy wybrany przez Ciebie termin nie koliduje z innymi ważnymi wydarzeniami, które również mogą przyciągnąć przedstawicieli mediów.

3. Miejsce

Jeśli pozwala Ci na to budżet, konferencję możesz zorganizować w wynajętej sali konferencyjnej, zapewniającej dobre warunki pracy dla dziennikarzy. Pamiętaj, aby dojazd do miejsca spotkania był łatwy, znajdowały się przy nim miejsca parkingowe, a sala miała dobrą akustykę. Nie możesz sobie na to pozwolić? Nic nie szkodzi. Zwołaj konferencję w siedzibie organizacji lub w plenerze, np. przed siedzibą władz (jeśli sprawa ich dotyczy). W takiej sytuacji warto dostarczyć dziennikarzom maksymalnie dużo gotowych materiałów prasowych.

4. Część merytoryczna

Bardzo dokładnie zaplanuj przebieg konferencji: kto reprezentuje organizację, kto prowadzi konferencję, co i jak przedstawicie (prezentacja, film, pokaz multimedialny), ile czasu mają trwać wystąpienia. Nie przesadzaj z ich liczbą, dbaj o zwięzłość i jasność komunikatu. Każdy mówca powinien mieć przypisaną inną rolę i obszar tematyczny, a wypowiedź każdej osoby powinna trwać do pięciu minut. Wszystkie osoby biorące udział w konferencji muszą umieć odpowiedzieć na pytania dziennikarzy albo odesłać ich do wiarygodnego źródła. Przed konferencją przygotujcie sobie zestaw wszystkich pytań, które mogą paść (pomyślcie o tych, których najbardziej nie chcielibyście usłyszeć!), oraz odpowiedzi na nie. Czasem warto zaprosić eksperta lub znaną osobistość związaną z danym tematem. Uwaga – może „ukraść show”! Dlatego należy zadbać o równowagę między ekspertami a zwykłymi ludźmi.

Należy pamiętać, że wszystko, co zostanie powiedziane, zostaje zarejestrowane i nie istnieje nic takiego jak „informacje poufne”.

5. Zaproszenie mediów

Opracuj bazę dziennikarzy, których chcesz zaprosić – nie tylko z dużych agencji prasowych czy redakcji ogólnopolskich, lecz także z mediów lokalnych i branżowych, związanych z tematem. Zawiadom ich nie później niż 24 godziny przed planowanym terminem. Dobrze, jeśli masz kontakty bezpośrednie do dziennikarzy – adres e-mail i numer telefonu. Jeśli nie, komunikat prasowy wysyłaj na adres redakcji, do newsroomów, dziennikarzy dyżurnych.

W zaproszeniu powinny się znaleźć podstawowe informacje: kto, gdzie (dokładny adres), kiedy (data i godzina) i dlaczego zapraszamy na konferencję. W komunikacie zamieść informacje szczególnie istotne dla dziennikarzy; wybierz coś, co przyciągnie ich uwagę (sukces, kontrowersja), zachęci ich do przyjścia. Zaproszenie powinno być zwięzłe, maksymalnie jednostronicowe.

6. Materiały dla dziennikarzy

Przed rozpoczęciem konferencji każdy dziennikarz powinien otrzymać tzw. teczkę prasową (press kit), zawierającą plan konferencji, komunikat prasowy (ze wstępnie sformatowanymi cytatami z wypowiedzi mówców) i innymi użytecznymi materiałami uzupełniającymi (streszczeniami badań, dodatkowymi informacjami o organizacji i jej dokonaniach, z faktami i liczbami), dodatkowe informacje tematyczne (m.in. o autorach wystąpień), dane kontaktowe osób, które mogą udzielić dalszych wyjaśnień.

7. Po konferencji

Zbierz wizytówki i kontakty od obecnych dziennikarzy – wyślij podziękowanie. Możesz dosłać dodatkowe materiały. Komunikat prasowy wysyła się do dziennikarzy, redakcji i innych instytucji, które mogą być zainteresowane tematem, ale ich przedstawiciele nie przybyli na Wasze wydarzenie.

Zaproponuj wywiady po konferencji — zazwyczaj dla radia i telewizji. Trzymaj się jednak kluczowych informacji wyłożonych podczas konferencji.

Pamiętaj, że scenariusz, który przedstawiliśmy, jest wersją rozbudowaną. Nie zniechęcaj się, jeśli zabraknie niektórych elementów! Kluczowe jest, abyś zainteresował media i opinię publiczną swoimi działaniami!

Niekorzystna strona konferencji prasowych to dziennikarze, którym przychodzą do głowy dziwne pomysły i zamieniają się w zgraję myśliwych oraz mówcy, którzy zaczynają spory między sobą i przeczy sobie nawzajem. Przygotowanie i kontrola są kluczowe. Korzystne jest to, że konferencje mogą pomóc dziennikarzom rozwinąć historię z wiadomości informacyjnych do dłuższego reportażu z elementami wizualnymi, gdyż mają szansę spotkać wiele różnych osobowości w jednym miejscu.

Źródło: „Kuźnia Kampanierów 3 – poradnik walczących społeczników”, Fundacja Kuźnia Kampanierów, Łódź 2019.

Opracowane także na podstawie książki Chrise’a Rose’a „Jak wygrywać kampanie. Komunikacja dla zmian”.