Jak zorganizować konferencję prasową?
Konferencje prasowe pojawiają się w telewizji, wyglądają więc na ważne. Przeważnie są użyteczne, lecz mogą też przynieść odwrotny do zamierzonego skutek, gdy zwołuje się je bez ważnego powodu. Spotykanie się z ludźmi jest kluczowe — jeśli jesteś to tylko Ty, Twój zespół i krąg znajomych — nie zawracaj sobie głowy.
- zdefiniuj historię i podstawowe przekazy;
- zdecyduj, kto jest najlepszy/najstosowniejszy, żeby przemawiać (nie więcej niż trzy osoby);
- zidentyfikuj kluczowe media i wyślijcie do nich zaproszenie;
- podejmij decyzję, dotyczącą czasu spotkania, który będzie odpowiadał mediom, do których chcecie dotrzeć (10:30 lub 11:30 to zazwyczaj najlepszy wybór). By załapać się do mediów nadających w porze śniadaniowej, briefing musi odbyć się o 7:30/8:00 - w czasie wysokiego ryzyka;
- konieczny jest telefon przypominający do redakcji wiadomości na dzień przed (mimo niego można spodziewać się, że wielu dziennikarzy nie przyjdzie);
- zrób zawczasu odprawę z każdą osobą zabierającą głos i z każdym, z kim może zostać przeprowadzany wywiad (opisy przypadków). Przygotuj wypunktowane kwestie dla każdej osoby zabierającej glos;
- przeprowadź próbę konferencji dzień przed, przećwicz kluczowe punkty i potencjalne problematyczne pytania, ćwiczenie odpowiedzi będzie to dobrze spożytkowany czas;
- sprawdź salę, upewnij się, czy wszystkie urządzenia sprawne oraz zadbajcie o proste, wizualne tło, które uzupełni przekaz;
- zadbaj o kawę i herbatę w termosach oraz zapiszcie nazwiska obecnych dziennikarzy,
- wręcz przybywającym dziennikarzom pakiet prasowy — włącznie z komunikatem prasowym (ze wstępnie sformatowanymi cytatami z wypowiedzi mówców) i innymi użytecznymi materiałami uzupełniającymi (streszczeniami badań, dodatkowymi informacjami o organizacji i jej dokonaniach, z faktami i liczbami, i temu podobnymi danymi), rozpocznij i zakończ o czasie;
- poproś przewodniczącego o powitanie i przedstawienie mówców oraz o krótkie przedstawienie problemu;
- każdy mówca powinien mieć przypisaną inną rolę i obszar tematyczny, Wypowiedź każdej osoby powinna być jasna i zwięzła, i trwać do pięciu minut;
- należy zadbać o równowagę między ekspertami i zwykłymi ludźmi;
- przewodniczący powinien zachęcać do zadawania pytań,
- należy pamiętać, że wszystko, co zostanie powiedziane, zostaje zarejestrowane i o tym, te nie istnieje co takiego jak „informacje poufne";
- zaproponuj wywiady po konferencji — zazwyczaj dla radia i telewizji. Trzymaj się jednak kluczowych informacji wyłożonych podczas konferencji:
- roześlij komunikat prasowy (faksem lub mailem) do dziennikarzy, którzy nie byli obecni;
- oceń doniesienia medialne, jakie przyniosła konferencja.
Niekorzystna strona konferencji prasowych to dziennikarze, którym przychodzą do głowy dziwne pomysły i zamieniają się w zgraję myśliwych oraz mówcy, którzy zaczynają spory między sobą i przeczy sobie nawzajem. Przygotowanie i kontrola są kluczowe. Korzystne jest to, że konferencje mogą pomóc dziennikarzom rozwinąć historię z wiadomości informacyjnych do dłuższego reportażu z elementami wizualnymi, gdyż mają szansę spotkać wiele różnych osobowości w jednym miejscu.
Otoczenie powinno sprzyjać wzmacnianiu zawartości i brzmienia tego, o czym się mówi.