Jak przeprowadzić naradę?

Planujesz jakieś wydarzenie? Pracujesz nad strategią? Pojawił się nieoczekiwany problem? Musisz przeprowadzić naradę. Spontaniczność tu się nie sprawdzi. Żeby takie spotkanie było efektywne, trzeba je dobrze przygotować.

Najważniejsze elementy dobrego spotkania:

1. Cel – dokładnie określ, dlaczego zebranie jest potrzebne. Jaki jest problem czy wyzwanie? Co chcecie na spotkaniu osiągnąć? Czym powinno się ono skończyć?
2. Termin – skonsultuj go ze wszystkimi osobami, które mają wziąć udział w spotkaniu. Ustal dogodny dla większości. Nie narzucaj tego, który najbardziej odpowiada właśnie Tobie.
3. Lista tematów do omówienia – jeśli chcesz, żeby Twoje spotkanie wzbudziło zainteresowanie, wybierz tematy ważne i dotyczące ca- łego zespołu. Poproś o dodatkowe sugestie wraz z uzasadnieniem. Jeśli któregoś ze zgłoszonych tematów nie uwzględnisz, wyjaśnij dlaczego.
4. Agenda spotkania – dobrze jest w skrócie podać powody, dla których poszczególne zagadnienia powinny być omówione. Agendę roześlij do uczestników spotkania z wyprzedzeniem – niech wszyscy mają czas, żeby się przygotować. Tematy w agendzie najlepiej sformułuj w formie pytań: Jak najlepiej przeprowadzić...? Kiedy podjąć działanie...? W jakich przypadkach powinniśmy rozważyć...? Dzięki temu zaproszone osoby będą się zastanawiać nad odpowiedzią, rozwiązaniem konkretnego problemu. Ułatwi im to przygotowanie się do spotkania, a w jego trakcie pozwoli uniknąć dygresji. Pierwszym tematem zawsze powinna być weryfikacja i ewentualna modyfikacja agendy; czasem warto wprowadzić zmianę. Spotkanie zaczynaj od tematów najważniejszych, a na koniec zostaw te, które mogą być omówione przy następnej okazji.
5. Czas – realistycznie zaplanuj czas potrzebny na omówienie poszczególnych tematów. Ile minut potrzebujesz, by przedstawić dane zagadnienie? Ile zajmą odpowiedzi na pytania, burza mózgów, rozstrzygnięcie rozbieżności? Jak długo będziecie rozmawiać o możliwych rozwiązaniach i ustalać plan działań? Weź przy tym pod uwagę, ile osób weźmie udział w spotkaniu. Każdy musi mieć czas, by się wypowiedzieć. Jeżeli w zebraniu bierze udział więcej niż 10 osób, warto podzielić uczestników na dwie grupy. Poza dobrym zaplanowaniem harmonogramu kluczowe jest kategoryczne jego przestrzeganie! Efektywne spotkanie trwa do 90 minut; po tym czasie spada poziom koncentracji. Zamiast jednej długiej narady zrób dwa-trzy krótkie spotkania w ciągu tygodnia.
6. Przydzielenie ról – na początku spotkania ustalcie, kto pilnuje czasu, kto omawia dany temat, kto spisuje wnioski. Uzgodnijcie też, kto i kiedy będzie rozliczać członków zespołu z przypisanych im na końcu zadań do wykonania.
7. Rozpraszacze uwagi – odłóżcie laptopy, telefony etc. Podczas spotkania zwykle niezbędny jest tylko flipchart. Buszowanie w internecie, czytanie wiadomości, odpowiadanie na maile – wszystko to sprawi, że uczestnicy nie będą skupieni, a spotkanie będzie nieefektywne.
8. Zakończenie – spotkanie powinno kończyć się odpowiedziami na pytania zawarte w agendzie. Spisz proponowane rozwiązania, decyzje i plan działań. Ważne, by wszyscy wiedzieli, kto, co i kiedy ma zrobić. Zaplanuj termin kolejnego spotkania, na którym rozliczycie efekty. Jako organizator zadaj wszystkim (włączając siebie) następujące pytania: Co zrobiliśmy dobrze? Co chcielibyśmy zrobić inaczej przy okazji kolejnego spotkania? Poświęćcie na odpowiedzi kilka minut. Naprawdę warto.